LES CHRONIQUES
DE LA GOUVERNANCE NUMÉRIQUE
Histoires vécues…ou presque.
Des situations inspirées de cas réels qui mettent en lumière les risques souvent invisibles liés aux actifs numériques, aux accès, aux licences et aux responsabilités au sein des organisations.
DOSSIER 005
Quand le savoir quitte l’entreprise
Tout fonctionnait parfaitement… jusqu’au départ de la seule personne qui savait comment ça fonctionnait.
Un employé, un gestionnaire ou un collaborateur quitte l’entreprise.
Jusque-là, tout fonctionnait normalement. Les plateformes étaient configurées, certaines opérations étaient exécutées régulièrement et les problèmes étaient réglés rapidement.
Puis vient une question toute simple :
« Comment faisait-il ça? » Personne ne le sait exactement.
Au fil des années, cette personne était devenue la référence pour certaines opérations : configurations particulières, procédures internes, fournisseurs, automatisations, accès, méthodes de travail ou particularités techniques.
Le problème n’est pas nécessairement que l’employé soit parti.
Le problème est que la connaissance nécessaire au fonctionnement de l’organisation est partie avec lui.
ACTIF CONCERNÉ
Connaissances opérationnelles, procédures, configurations et documentation numérique
ENJEU DE GOUVERNANCE
Documentation, transfert des connaissances et continuité opérationnelle
Constat DE GOUVERNANCE
La connaissance opérationnelle constitue elle aussi un actif de l’organisation.
Lorsqu’une procédure essentielle repose exclusivement sur la mémoire ou l’expérience d’une seule personne, l’entreprise crée ce qu’on appelle communément un point de défaillance unique (single point of failure).
Tout peut fonctionner pendant des années sans incident.
Le risque devient visible lorsqu’une personne quitte l’entreprise, change de poste, devient indisponible ou lorsqu’un nouveau fournisseur doit reprendre le dossier.
Une gouvernance efficace ne cherche pas à remplacer l’expertise humaine par de la documentation.
Elle veille plutôt à ce que les connaissances indispensables à la continuité des opérations appartiennent également à l’organisation.
Risques identifiés
Perte de connaissances critiques
Des méthodes, configurations ou particularités opérationnelles peuvent disparaître avec le départ d'une personne.
Interruption des opérations
Certaines tâches peuvent devenir difficiles ou impossibles à effectuer.
Dépendance envers une personne clé
L'organisation dépend d'un individu plutôt que d'un processus reproductible.
Erreurs lors de la reprise
Le successeur doit parfois reconstruire les procédures par essais et erreurs.
Perte de temps et augmentation des coûts
L'entreprise peut devoir faire appel à des ressources externes pour comprendre ou reconstruire son propre environnement.
Configurations inconnues
Des automatisations, intégrations ou paramètres peuvent exister sans que personne ne sache précisément pourquoi ils ont été configurés ainsi.
Risque de sécurité
Des accès, comptes ou privilèges administratifs peuvent être oubliés lors du départ.
Transition difficile
L'intégration d'un nouvel employé ou fournisseur devient beaucoup plus longue et complexe.
Mesures recommandées
Documenter les procédures critiques
Identifier les opérations essentielles et consigner suffisamment d'information pour permettre leur reprise par une autre personne.
Identifier les personnes clés
Repérer les domaines où une seule personne possède actuellement la connaissance nécessaire.
Centraliser la documentation
Les procédures ne devraient pas être dispersées dans des courriels, fichiers personnels ou notes individuelles.
Documenter les configurations importantes
Les systèmes, automatisations, intégrations et paramètres particuliers devraient pouvoir être compris sans dépendre de leur créateur.
Prévoir une procédure de départ
Tout départ devrait déclencher une vérification des accès, responsabilités, documents et connaissances à transférer.
Organiser le transfert des connaissances
Lorsque possible, prévoir une période de transition structurée avant le départ.
Maintenir la documentation à jour
Une procédure documentée il y a trois ans mais devenue obsolète procure une fausse impression de sécurité.
À VÉRIFIER DANS VOTRE ORGANISATION
☐ Existe-t-il des opérations que seule une personne sait effectuer?
☐ Les principales procédures sont-elles documentées?
☐ La documentation est-elle accessible à l'organisation?
☐ Les configurations importantes des plateformes sont-elles consignées?
☐ Les automatisations et intégrations sont-elles répertoriées?
☐ Les responsabilités associées aux différents systèmes sont-elles clairement attribuées?
☐ Les accès administrateurs sont-ils connus et documentés?
☐ Une procédure de transfert des connaissances existe-t-elle lors du départ d'un employé ou fournisseur?
☐ Une autre personne pourrait-elle reprendre les opérations essentielles rapidement?
☐ Les accès de la personne qui quitte sont-ils systématiquement révisés et révoqués lorsque nécessaire?