LES CHRONIQUES
DE LA GOUVERNANCE NUMÉRIQUE
Histoires vécues…ou presque.
Des situations inspirées de cas réels qui mettent en lumière les risques souvent invisibles liés aux actifs numériques, aux accès, aux licences et aux responsabilités au sein des organisations.
DOSSIER 004
Où est la version finale?
Dropbox, OneDrive, iCloud, dossiers locaux… Quand les fichiers sont dispersés partout, retrouver la bonne version devient parfois une enquête.
Une organisation utilise plusieurs espaces de stockage pour conserver ses documents : Dropbox, OneDrive, iCloud, ordinateurs locaux et dossiers partagés.
Au fil du temps, les fichiers sont copiés, déplacés, renommés et parfois modifiés simultanément par plusieurs personnes.
Des versions comme « Final », « Final_v2 », « Final_CORRIGÉ » ou « Final_VRAIMENT_FINAL » commencent à circuler.
Lorsqu’un document doit être retrouvé rapidement, personne ne sait avec certitude où se trouve la version officielle ni laquelle doit être utilisée.
Ce qui semblait être un simple problème de classement devient progressivement un enjeu de gouvernance de l’information.
ACTIF CONCERNÉ
Documents numériques, fichiers de travail et espaces de stockage cloud
ENJEU DE GOUVERNANCE
Centralisation, organisation, contrôle des versions et traçabilité documentaire
Constat DE GOUVERNANCE
L’organisation ne dispose pas d’une source documentaire officielle clairement définie ni de règles communes concernant le stockage, le classement, la nomenclature et la gestion des versions.
La multiplication des plateformes crée plusieurs sources concurrentes pour une même information.
Sans structure documentaire commune, l’entreprise perd progressivement la capacité de déterminer quel document est officiel, qui l’a modifié, où il doit être conservé et qui devrait pouvoir y accéder.
Risques identifiés
Utilisation d’une version obsolète ou incorrecte d’un document
Duplication incontrôlée des fichiers
Perte ou suppression accidentelle de documents
Difficulté à identifier la version officielle
Informations dispersées dans plusieurs plateformes
Accès conservés par d’anciens employés ou collaborateurs
Documents professionnels stockés dans des comptes personnels
Perte de temps lors de recherches ou de validations
Difficultés lors d’un audit, d’un litige ou d’un transfert de responsabilités
Risques liés à la confidentialité et à la protection de l’information
Mesures recommandées
Définir une source documentaire officielle pour l’organisation
Centraliser les documents professionnels dans les espaces approuvés
Établir une structure uniforme de dossiers et de sous-dossiers
Définir une convention de nommage des fichiers
Utiliser les fonctions de gestion des versions lorsque disponibles
Éviter les copies multiples d’un même document dans différents environnements
Attribuer les accès selon les rôles et responsabilités
Retirer les accès lorsqu’un employé ou un fournisseur quitte l’organisation
Documenter les règles de création, de classement, d’archivage et de suppression
Prévoir une politique de sauvegarde et de récupération des données
À VÉRIFIER DANS VOTRE ORGANISATION
☐ Une plateforme officielle de stockage est clairement identifiée
☐ Les documents importants sont conservés dans des comptes appartenant à l’organisation
☐ Une structure de classement commune est utilisée
☐ Une convention de nommage des fichiers existe
☐ La gestion des versions est définie
☐ Les droits d’accès sont attribués selon les responsabilités
☐ Les anciens accès sont régulièrement révisés
☐ Les documents critiques sont sauvegardés
☐ Les procédures d’archivage et de suppression sont documentées
☐ Les employés savent où enregistrer et retrouver les documents officiels